ЭЦП от налоговой можно получить бесплатно, как получить электронную подпись в ФНС

Что изменится с июля 2021 года

Порядок выпуска и использования ЭЦП регулируется законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который был подписан 6 апреля 2011 года. В конце 2019 года в него были внесены поправки законом № 476-ФЗ, которые будут вступать в силу поэтапно.

Следующий этап изменений вступит в силу 1 июля 2021 года. Главная из них заключается в том, что многие удостоверяющие центры (УЦ) потеряют право выдавать сертификаты электронной подписи. Это связано с ужесточением правил аккредитации. Одновременно будут расширены полномочия ФНС. Она будет выпускать ЭЦП для руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Какие электронные подписи будут работать после 1 июля

Если у вас уже есть ЭЦП, то с этой даты никаких изменений не будет. Вам пока не нужно подавать заявление в Федеральную налоговую службу. Сертификат по-прежнему можно использовать в целях, для которых он был выдан, но только до 1 января 2022 года. До этой даты КЭП прекратит свою деятельность в двух случаях:

• истечение срока действия сертификата ключа подписи;
• истекает срок аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП.

Согласно новым правилам, которые вступят в силу в 2022 году, бизнес будет использовать сертификаты ЭЦП двух типов:

• ЭЦП руководителя предприятия и индивидуального предпринимателя, т.е. лиц, действующих без доверенности. Это справка из налоговой инспекции;
• КЭП поверенного, например, работника. Это простая электронная подпись физического лица.

Эти сертификаты нужно будет использовать по-разному. Подписи директоров и предпринимателей формируются по одним и тем же правилам. Единственное отличие заключается в том, что они выдаются исключительно Федеральной налоговой службой. С другой стороны, КЭП сотрудника будет выдан просто на имя самого сотрудника, без указания компании, которую он или она представляет.

Какие подписи можно проверить самостоятельно?

Электронный обмен документами (EDI) работает через различные ИТ-системы. Однако если его участники желают общаться на внесистемной основе, они обмениваются документами, заверенными в ЭЦП. Необходимо проверить электронную подпись, если:

• работодатель заключает трудовой договор с работником;
• партнеры заключают сделку вне системы EDI;
• банк получает выписки из налоговой инспекции в электронном виде;
• участники торгов отправляют заявки на почту клиента, а не через специализированный сервис.

Каждая ЭЦП может быть проверена на подлинность — квалифицированная (QEP) и неквалифицированная (NEP), присоединенная и отсоединенная. При прикрепленном — проверяется сам документ, при отсоединенном — документ и файл, содержащий подпись.

Проверка электронной подписи и сертификата ключа на сайте «Госуслуги»

Чтобы проверить электронную подпись на Gosuslugi, вам необходимо:

1. зайдите на веб-сайт по адресу: https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

2. выберите формат электронной подписи для проверки из 3 вариантов:

• PKCS#7;
• PKCS#7 (ЭЦП отключена);
• PKCS#7 (ЭЦП отключена хэш-функцией).

Формат ЭЦП, используемый для проверяемого файла, следует уточнить у отправителя. Предположим, что файл находится в формате PKCS#7 с отключенной ЭЦП. 3.

Выполните действия, необходимые для проверки электронной подписи в используемом формате, используя веб-форму. В нашем случае (где ЭЦП генерируется как отдельный файл) вы должны:

• сначала загрузите файл для проверки;
• затем загрузите для него файл электронной подписи.

4. введите код безопасности и нажмите «Подтвердить».

5. дождитесь результата проверки.

Если проверка прошла успешно, появится следующее сообщение: «Подлинность документа подтверждена». На экране также будет отображаться следующая информация

• Статус сертификата ЭЦП;
• информация о владельце подписи;
• информация о сертификационном центре, выдавшем подпись;
• срок действия подписи.

Программы и сервисы для проверки ЭЦП

Существует множество способов проверки электронной подписи. Существуют программы, которые необходимо установить на компьютер, онлайн-ресурсы и плагины, как платные, так и бесплатные. Мы не будем рекомендовать ни один из них, мы просто расскажем вам об их особенностях.

Плагин для Word и Excel

Существует платный плагин под названием CryptoPro Office Signature для Office. Он работает совместно с программным обеспечением КриптоПро CSP, которое должно быть установлено на вашем компьютере.

Очень важно, чтобы версия программного обеспечения, в котором была создана ЭЦП, соответствовала версии программного обеспечения, с которым она будет сверяться. Если программное обеспечение совместимо, вы можете проверить подлинность двумя щелчками мыши. Нажмите на значок подписи, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи». Результатов проверки может быть только два: либо ЭЦП действительна, либо нет.

Плагин для PDF

Вы также можете проверить подпись с помощью КриптоПро PDF — проверка совершенно бесплатна. Плагин также работает с CryptoPro CSP. Чтобы пройти аутентификацию, откройте документ и следуйте инструкциям:

1. Нажмите Подписи в левой панели.
2. Выберите ЭЦП, которую вы хотите проверить.
3. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Проверить подпись.

Вы увидите результат в новом окне. Процесс занимает всего несколько минут.

Специальное ПО

Если по каким-то причинам вам неудобно работать с системами EDI, вы можете использовать специализированное программное обеспечение. Установите на компьютер программное обеспечение «КриптоАРМ» и можете проверить ЭЦП. Для этого достаточно бесплатной версии «Start». Вы можете проверить один документ или загрузить папку с файлами одновременно. Программа читает все форматы.

Чтобы проверить подпись, запустите программу, выберите документы на вкладке «Файл» и нажмите кнопку «Проверить». Через несколько минут откроется новое окно с результатом.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» стал настолько привычным для россиян, что было бы неосмотрительно не включить эту функцию. Здесь вы можете проверить как подключенные, так и отключенные ЭЦП. Как правильно это сделать, мы писали выше.

Просто загрузите файлы на сервер и нажмите «Проверить». Если результат положительный, вы увидите информацию о владельце ЭЦП, сроке ее действия и сертификационном центре, который ее выдал.

Все предлагаемые методы являются бесплатными, если вы используете только основную функцию, т.е. проверку подписи. Для создания ЭЦП, а также шифрования и расшифровки документов необходимо перейти на платную версию. Однако какой сервис лучше выбрать — решать вам.

Как узнать пароль ЭП

Если вы забыли свой код доступа к подписи, который используется при установке программного обеспечения на компьютер, инструкции по отображению пароля сертификата подписи приведены ниже:

1. Попробуйте узнать искомый код, пробуя различные варианты: дни рождения близких, PIN-коды банковских карт, номера автомобилей или пароли от других сервисов. Количество попыток неограниченно, но в некоторых случаях этот метод бессмыслен — если пользователь установил сложный пароль, представляющий собой противоречивый набор символов, его невозможно подобрать.
2. Если перебор не сработал, существует другой способ получения пароля сертификата ЭП — копирование всего каталога подписей на другой компьютер. В некоторых случаях такое копирование делает подпись доступной на новом компьютере без пароля. Этот метод срабатывает не всегда.
3. Если пароль не удалось угадать и вариант копирования не сработал, остается только отозвать сертификат и обратиться в центр сертификации для получения нового.

Пароль подписи для личного кабинета налогоплательщика предоставляется при подаче заявления на создание ЭП и при каждом его использовании. Если пользователь забудет созданный код, узнать пароль к сертификату ЭП в личном кабинете налогоплательщика не удастся: сертификат придется отозвать и создать новый, но это очень простая процедура, которая займет от нескольких минут до одного дня.

Если пользователь забывает код электронной подписи в личном кабинете, инструкции по выяснению пароля электронной подписи на сайте налоговой следующие:

Шаг 1. Зайдите в свой личный кабинет на сайте ФНС: перейдите в свой профиль пользователя, нажав на свое полное имя в верхней части страницы:

Шаг 2. Найдите вкладку «Получить EP»:

Шаг 3. В нижней части этой вкладки вы увидите информацию о выданной ЭП, здесь же есть кнопка «Отозвать сертификат». Нажмите эту кнопку, а затем подтвердите свое решение, нажав ‘OK’ в появившемся сообщении:

Шаг 4. Подпись немедленно аннулируется, и для продолжения работы на сайте необходимо сгенерировать новую. Для этого на той же вкладке введите пароль для сертификата ЭП, подтвердите его и нажмите кнопку «Отправить запрос»:

Генерация нового сертификата займет от получаса до суток.

Как проверить, сколько действует подпись

Помимо сертификата, для генерации ЭЦП необходимо средство криптографической защиты, т.е. специальное программное обеспечение. Он приобретается вместе с ЭЦП и обычно сохраняется на том же носителе. В нем, помимо прочего, можно увидеть, до какой даты действителен сертификат. В программе «КриптоПро CSP» это делается следующим образом:

1. В панели управления компьютера выберите «КриптоПро CSP». Откроется окно с вкладками.
2. Нажмите «Просмотр сертификата в контейнере» на вкладке «Инструменты», а затем «Обзор» в открывшемся окне.
3. Теперь вам нужно выбрать ключевой контейнер, нажмите «OK» и нажмите «Далее».

В результате откроется окно, в котором вы увидите информацию о сроке действия сертификата CEP. Другой вариант — воспользоваться личным кабинетом на сайте сертификационного центра, если он предоставляет такую возможность.

Проверка подписи на портале Госуслуг

На сайте Госуслуг можно проверить действительность цифровой подписи, прикрепленной или отделенной, представленной для документа.

Чтобы проверить действительность прикрепленной подписи, загрузите файл, введите капчу и нажмите «Проверить». Если подпись отделена, загрузите и подписанный документ, и файл подписи.

После успешной проверки сервис покажет данные о владельце сертификата, УЦ, выдавшем сертификат, и срок действия подписи.

Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи

УЦ, не прошедшие аккредитацию в соответствии с новыми, более строгими правилами, не смогут выдавать сертификаты цифровой подписи. Есть надежда, что крупные ЦС смогут выполнить новые требования и получить повторную аккредитацию.

Те УЦ, которые аккредитованы, по-прежнему смогут работать, но будут выдавать подписи только физическим лицам. С 2020 года они также смогут использоваться сотрудниками для подписания документов. Но только при наличии электронной доверенности, выданной компанией и подписанной директором КЭП (индивидуальным предпринимателем) из Федеральной налоговой службы.

Где получать КЭП сотрудникам

Налоговая служба бесплатно выдает сертификаты ЭЦП только директору или индивидуальному предпринимателю. Он не предназначен для физических лиц — сотрудников или представителей организаций/предпринимателей. Они смогут получать цифровую подпись в повторно аккредитованных удостоверяющих центрах.

Проверка подписи в отдельных сервисах

Существуют специальные программы, устанавливаемые на компьютер, для создания и проверки электронных подписей вне систем ЭДО. Одним из них является «КриптоАРМ», сервис от компании Digital Technologies LLC, разработчика средств криптографической защиты информации «КриптоПро».

Для проверки электронных подписей достаточно установить бесплатную версию — CryptoARM Start. Он может одновременно проверять документ любого формата, отдельный документ или папку. Для проверки подписи необходимо:

• Запустите программу CryptoARM и откройте вкладку «Файл».
• Загрузите нужный документ или папку.
• Запустите проверку (кнопка «Verify»).

После завершения операции откроется окно результатов, в котором можно увидеть статус операции. Служба внесет в протокол запись о том, прошла ли электронная подпись проверку или были допущены ошибки.  

Как проверить подписанный электронно документ онлайн

Основное преимущество онлайн-сервисов для проверки электронной подписи — доступность с любого устройства с веб-браузером (компьютер, мобильное устройство).

Как и большинство соответствующих онлайн-сервисов, механизм проверки ЭЦП подразумевает:

1. загрузка веб-сайта, на котором будет осуществляться проверка ЭЦП в режиме онлайн.

Это может быть, например, страница на сайте удостоверяющего центра, выдавшего электронную подпись, посредством которой заверяется проверяемый документ.

См. также «Как получить бесплатную электронную подпись в Федеральной налоговой службе».

2. загрузка через специальные веб-формы файлов, которые могут быть представлены:

• Документ должен быть заверен с приложением ЭЦП;
• Документ должен быть проверен отдельно от ЭЦП, после — файл ЭЦП.

Ожидание результата проверки электронной подписи.

ВНИМАНИЕ С 2022 года получить квалифицированную ЭЦП от имени компании можно бесплатно, но только в Федеральной налоговой службе.  Перейти на новую процедуру можно досрочно с 01.07.2021. Существующая процедура выдачи подписей юридических лиц через коммерческие сертификационные центры сохранится до конца 2021 года (но только для тех, кто аккредитован в 2021 году). Цифровые подписи, полученные в аккредитованных центрах, действительны до истечения срока действия. Квалифицированные сертификаты, выданные центрами сертификации, которые не были аккредитованы в 2021 году, остаются действительными до 31.12.2021 года (если срок аккредитации или действия сертификата не истек ранее). С 1 июля 2021 года эти сертификационные центры больше не смогут выдавать сертификаты ключей проверки.

Эксперты КонсультантПлюс рассказывают о деталях изменений, вступающих в силу с июля 2021 года. Если у вас нет доступа к системе K+, получите бесплатный пробный доступ.

Мы рассмотрим, как выглядит аутентификация ЭЦП в Интернете на примере портала «Госуслуг».

Электронные доверенности

Для того чтобы подписывать документы от имени организации или индивидуального предпринимателя, представителю потребуется не только ЭЦП физического лица. Кроме того, ему понадобится доверенность в машиночитаемом формате, т.е. электронная доверенность. Он будет подписан КЭПом директора или индивидуального предпринимателя, который был создан с использованием сертификата, полученного в Федеральной налоговой службе. Это положение вступит в силу с 1 января 2022 года.

В настоящее время ведется подготовительная работа: создаются механизмы обмена такими доверенностями, завершается разработка информационных систем и услуг. Более точная и полная информация должна появиться к концу года, поэтому следите за объявлениями ФНС.

Теперь о том, где можно подать заявление на получение сертификата менеджера или предпринимателя и как получить его бесплатно.

Как получить пароль к сертификату ЭП в личном кабинете налогоплательщика

Если вы ранее создали такую цифровую подпись через ЛК, то после 2018 года вы не сможете ее найти. Поэтому вам необходимо создать сертификат с нуля.

Для этого:

1. Зайдите в личный кабинет налогоплательщика и откройте профиль. Если у вас его нет, вам необходимо его создать.
   
   
2. Найдите раздел «Жизненные ситуации» и найдите там «Другие ситуации».
   
   
3. Выберите пункт «Необходимость электронной подписи».
   
   
4. Откройте вкладку «Получить ЭП».
5. Определитесь с вариантом хранения ЭП. Лучше всего хранить его непосредственно в системе ФНС РФ.
   
   
6. Установите пароль для доступа к сертификату и введите его снова.
7. Нажмите на кнопку «Отправить запрос».
   
   
8. Подождите, пока данные будут загружены.
   
   
9. Вы увидите сообщение о том, что сертификат успешно выдан. Вы можете просмотреть его, нажав соответствующую кнопку.
   
   
10. В появившемся окне введите введенный ранее пароль и нажмите «Далее».

Если все сделано правильно, появится окно с сертификатом и деталями.

Проверка подписи с помощью плагинов для Word, Excel и PDF

Word и Excel

Платный плагин КриптоПро Office Signature позволяет создавать и проверять электронные подписи в стандартном интерфейсе Microsoft Office Word и Excel. Для этого необходимо установить программное обеспечение и инструмент криптографической защиты информации КриптоПро CSP в соответствии с версией операционной системы.

Для того чтобы проверить подпись, получатель документа должен убедиться, что версия программы, в которой была создана подпись, совместима с версией, в которой подпись будет проверяться. В противном случае невозможно будет правильно проверить подпись. Совместимость версий можно проверить с помощью таблицы.

Чтобы проверить подпись в документе Word или Excel, выполните следующие действия.

• Нажмите на значок подписи в документе.
• Щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите «Состав подписи».

Если проверка прошла успешно, в сообщении будет указан владелец подписи и действительность сертификата. Если сертификат недействителен или документ был изменен после подписания, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

PDF

Существует отдельный плагин для продуктов Adobe, это CryptoPro PDF. Это можно использовать бесплатно для проверки подписи. Помимо плагина, вам также понадобится криптопровайдер CryptoPro CSP. Чтобы проверить подпись для документа PDF, необходимо:

• Откройте документ, для которого была создана подпись.
• Нажмите кнопку Подписи в левой панели.
• Выберите электронную подпись, которую необходимо проверить, и щелкните по ней правой кнопкой мыши.
• Затем в контекстном меню выберите пункт Проверить подпись.

Программа проверит подпись и откроет окно с результатами проверки подписи.

Где получать подписи руководителям и ИП

Как мы уже указывали, налоговая служба выдает КЭП для руководителя организации или предпринимателя. Такие подписи будут выдаваться бесплатно.

Сертификат можно получить непосредственно в инспекции или у так называемого доверенного лица Федеральной налоговой службы. Это будут ЦС, аккредитованные в соответствии с новыми правилами и отвечающие дополнительным требованиям. Список доверенных лиц будет составлен и опубликован Федеральной налоговой службой. Руководители компаний и частные предприниматели смогут подать заявление на получение бесплатной подписи с 1 июля 2021 года.

Порядок получения УКЭП в ФНС России

Чтобы получить сертификат ключа подписи для директора или частного предпринимателя, необходимо подать заявление, паспорт и СНИЛС в Федеральную налоговую службу. Документы также могут быть поданы через личный кабинет физического лица.

После выдачи сертификата директор или частный предприниматель должен сам забрать его в налоговой службе. Личное присутствие обязательно только в первый раз. После того, как КЭП будет перевыпущен, можно будет подтвердить личность удаленно. Например, с помощью электронной подписи, созданной с использованием действующего сертификата. Другими словами, не нужно будет посещать ФНС во второй раз.

ФНС предоставит КЭП бесплатно. Он будет действителен в течение 15 месяцев. Подпись окажется полезной для внутреннего оборота документов, а также для удостоверения подлинности расчетов, которые представляются в электронном виде в налоговый орган.

Федеральная налоговая служба выдаст директору организации или индивидуальному предпринимателю сертификат цифровой подписи в одном экземпляре на специальном носителе, с которого невозможно скопировать данные. Предполагается, что документы могут быть подписаны только тем лицом, чья подпись была поставлена. Если документы требуют подписи других сотрудников, на них оформляется индивидуальный КЭП и электронная доверенность.